Aproximativ 700.000 de mii de firme active din România care depun bilanțul contabil au obligația să raporteze toate facturile emise în relaţia business to business (de la firmă la firmă) și în relaţia cu instituţiile publice în sistemul național RO e-Factura. Facturarea electronică a devenit obligatorie de la 1 ianuarie 2024, cu mențiunea că până la 30 iunie firmele nu vor fi sancționate, fiind vorba de o perioadă de testări și acomodare cu sistemul.
Primul pas pe care trebuie să îl facă orice firmă (PFA, Întreprindere Individuală, ONG etc), indiferent că are un singur angajat sau câteva zeci sau sute, este să se înregistreze în Spațiul Privat Virtual (SPV) pe site-ul ANAF.
De asemenea, orice firmă trebuie să aibă o semnătură electronică certificată pentru a putea trimite facturile prin sistemul național RO e-Factura. Semnătura electronică a devenit obligatorie în relația firmelor, asociaţiilor și PFA-urilor cu Agenția Națională de Administrare Fiscală din 2022, dar poate fi utilizată și în alte contexte care presupun comunicarea cu alte autorități ale statului, precum și în interiorul propriei companii.
Există furnizori pentru acest serviciu, autorizați de ANAF. Trebuie să cumperi semnătura electronică și să semnezi electronic facturile.
e-Factura obligatorie, explicată în 3 pași simpli
Orice schimbare care implică autoritățile statului vine cu temeri și neclarități, lucru care s-a putut observa de-a lungul timpului. Vrem însă să lămurim cât mai mult acest aspect, așadar iată în 3 pași simpli ce ar trebui să știi despre e-Factura obligatoriu pentru început:
- Din 2024, orice firmă care emite o factură către altă firmă trebuie să o trimită obligatoriu și la ANAF, prin sistemul național RO e-Factura.
- Facturile nu mai pot fi emise în format Word/Excell sau scrise de mână pe tipizate. Factura trebuie obligatoriu să fie în format electronic pentru a fi transmisă într-un format structurat de tip XML, agreat de ANAF. Operatorul economic, în calitate de furnizor, poate folosi un program de facturare, după care va transmite varianta XML către sistemul e-Factura.
- ANAF va verifica în timp real corectitudinea facturii transmise, astfel în cazul în care factura este eronată va trimite înapoi un mesaj cu detaliile eronate din factură. Dacă factura este corect întocmită și îndeplinește toate cerințele, este acceptată în sistem și validată, primind astfel semnătura Ministerului Finanțelor.
Ce amenzi riscă cei care nu respectă e-Factura obligatoriu
Așa cum am menționat anterior, în prima etapă, în perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, operatorii economici (persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA) au obligația să raporteze în sistemul RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B și în relația cu instituțiile publice.
Termenul-limită pentru transmiterea facturilor emise este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, iar nerespectarea lui se sancționează cu amenzi de până la 10.000 lei. Prin excepție, în perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura nu se sancționează.
În etapa a doua, începând cu data de 1 iulie 2024, emitenții facturilor electronice au obligația de transmitere a acestora către destinatari utilizand sistemul RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1) din OUG nr. 120/2021. Începând cu această dată, pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile prevăzute de OUG nr. 120/2021.
Atentie, primirea și înregistrarea de către destinatari – persoane impozabile stabilite în România – a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără a fi transmisă prin sistemul național RO e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Cu aceeași amendă se sancționează și emitentul facturii.
Pentru a evita riscul amenzilor și pentru a simplifica transmiterea facturilor la ANAF, un program de facturare integrat cu e-Factura precum NextUp ERP te va ajuta să facilitezi colaborarea cu autoritățile fiscale.
e-Factura obligatorie vine cu provocări, dar și cu avantaje
e-Factura reprezintă trecerea de la trimiterea facturilor pe hârtie sau de la PDF-uri prin e-mail, la o metodă mai eficientă, în care facturile sunt create, trimise și gestionate digital, prin intermediul unui sistem securizat care comunică direct cu ANAF.
Implementarea acestui proces vine cu provocările inerente unei schimbări majore în procesul de facturare, dar aduce și avantaje atât pentru statul român, cât și pentru mediul de afaceri. Iată care sunt avantajele care se întrevăd prin folosirea sistemului fiscal al statului:
- Elimină problemele vechiului sistem de facturare pe suport hârtie și oferă o privire detaliată și actualizată în timp real asupra tranzacțiilor în relația business-to-business (B2B).
- Contribuie la prevenirea evaziunii fiscale și îmbunătățește procesul de colectare a TVA.
- Asigură transmiterea eficientă a informațiilor relevante despre firme între statele UE, promovând eficiență, predictibilitate și transparență.
- Simplifică procesul de participare la achiziții publice pentru orice companie din statele membre UE.
- Servește drept instrument eficient de verificare, monitorizare și control pentru ANAF, sprijinind acțiunile de prevenire a evaziunii fiscale.
- Contribuie la eliminarea birocrației și a vulnerabilităților asociate vechiului sistem de facturare pe suport hârtie.
- Datele colectate prin acest sistem vor fi suport pentru analize predictive mai detaliate ale evoluției economice și implementarea unor politici fiscale pertinente care să asigure un cadru natural de dezvoltare al mediului de afaceri.
În ceea ce privește economia de costuri, resurse umane și timp, implementarea sistemului de facturare electronică va reduce considerabil timpul alocat activităților manuale de întocmire, distribuire și mai ales arhivare a facturilor în formatul clasic pe hârtie. Iar, pentru a face acest lucru folosirea unui program de facturare precum cel dezvoltat de NextUp care are implementată transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura, va fi de mare ajutor.
